POP - Plano de Contas Contábil Gerencial
Este documento é destinado a gestores de custo ou contadores que desejam implantar o plano de contas contábil gerencial em seu sistema NeoContábil.
É fundamental, para o entendimento da finalidade deste documento, que o leitor possua conhecimentos avançados em técnicas contábeis.
Por que utilizar o plano de contas contábil gerencial
Ao utilizar o plano de contas contábil gerencial em seu sistema NeoContábil, o gestor pode descobrir quais os produtos ou grupos de produtos mais rentáveis, quais os produtos ou grupos de produtos com mais despesa, entre outras informações; através do vínculo dos centros de custo do sistema NeoCorp com o plano de contas contábil do NeoContábil.Para melhor entender, acompanhe este exemplo.
Uma empresa comprou 2 vassouras para a limpeza de sua unidade.
Esta compra irá gerar um crédito ao fornecedor e uma despesa de materiais de uso e consumo.
Esta compra feita no NeoCorp, utilizando a integração com o NeoContábil irá ser visualizada pela contabilidade mas, de quem ou de que setor é esta despesa?
Mesmo que a resposta for, "Setor X", normalmente não fica visível aos gestores de custo ou contadores pois para eles é material de uso e consumo, que a empresa toda usa e além da vassoura, tem outros materiais. Ou seja, não há como saber qual o valor desta despesa de vassoura no fim das contas.
A situação se complica ainda mais quando a resposta for "75% para o chão de fábrica, 15% para o setor administrativo e 10% para o setor de jardinagem".
Então, o objetivo de utilizar o plano de contas contábil gerencial é justamente fazer mostrar os valores das despesas e receitas o mais analítico possível.
Para que isto aconteça é feito o rateio gerencial de cada centro de custo no momento da movimentação de receitas e despesas.
Acompanhe onde é feito o rateio gerencial no exemplo abaixo de uma compra e uma venda.
Conforme mostra a imagem acima, apenas as contas contábeis de receita e de despesa possuirão vínculos com os centros de custo.
Como configurar o sistema para utilizar o plano de contas contábil gerencial
Para configurar o sistema e passar a utilizar a visão gerencial, são necessários alguns cadastros e relacionamentos.No NeoContábil, acesse o programa Cadastro de Grupos de Contas Contábeis e cadastre um novo grupo.
Para o novo grupo, informe no campo Código o número "9". Caso esteja sendo usado, utilize um número posterior qualquer ao "9". Isto é feito para separar os grupos comuns (ativo, passivo, receita, despesa e resultado, por exemplo).
Informe no campo Descrição uma descrição para lembrar ao usuário que se trata de um grupo gerencial, como "CENTRO DE CUSTO" ou "GERENCIAL". Se houver a separação de grupos diferentes para empresas diferentes, pode ser informado o nome da empresa.
No campo Natureza informe "G - Gerencial".
Ainda no NeoContábil, cadastre os planos de contas gerenciais no programa Cadastro de Conta Contábil.
No cadastro dos planos de contas, informe o grupo "9" (ou o grupo que você cadastrou para o grupo gerencial).
As descrições dos planos de contas ficarão iguais às descrições dos centros de custo, que revemos a seguir.
Solicite ao suporte NeoContábil para habilitar o cadastro automático do centro de custo no NeoCorp com o mesmo código do plano de contas contábeis. Mesmo havendo centros de custo já cadastrados, pode ser feito algo para que o código fique igual.
Caso não for habilitado este cadastro automático, é necessário cadastrar os centros de custo no NeoCorp, utilizando o programa Centro de Custo.
Não se esqueça de informar a mesma descrição, marcação para contas de título e classificação (máscara) para facilitar possíveis futuras manutenções e consultas.
Neste cadastro também é necessário fazer o vínculo com o plano de contas do NeoContábil. Então, informe o código do plano de contas no campo Conta Contábil.
No NeoContábil, utilize o programa Relacionamento Gerencial - Conta Contábil x Conta Gerencial para fazer o relacionamento das contas contábeis de resultado com as contas gerenciais, recém cadastradas.
No Cadastro de Empresa, aba "Contabilidade", habilite o campo Utiliza contabilidade gerencial.
Configurando o rateio gerencial
Para as contas de resultado que possuírem relacionamento entre conta gerencial e conta contábil, (feito no programa Relacionamento Gerencial - Conta Contábil x Conta Gerencial), é possível informar no programa Cadastro de Conta Contábil o rateio gerencial.
O rateio gerencial é cadastrado no programa Cadastro de Rateios Gerenciais Contábeis.
Mesmo que seja informado um centro de custo nos movimentos do sistema NeoCorp, será respeitado este rateio gerencial.
Abaixo seguem imagens da nota fiscal de entrada e de saída e locais onde é informado o centro de custo.
Os centros de custo informados nos movimentos serão integrados ao NeoContábil. Mas lembre-se que somente serão respeitados estes centros de custo se o relacionamento gerencial entre a conta contábil e a conta gerencial não for feita, conforme explicado mais acima.
Para a nota fiscal de saída, se o tipo de nota informado, conforme seu cadastro, Tipos de Nota, aba "Cadastro", subaba "Def. Gerais", possuir o campo Tp Rateio Gerencial, preenchido com "N - Nota Fiscal", então será sugerido o centro de custo informado da aba "Cadastro", campo Centro Custo (imagem acima) ao gerar o rateio gerencial. Se não houver o centro de custo informado na nota, será solicitado preenchimento no momento de gerar a nota fiscal. Caso não for preenchido o tipo de rateio gerencial no tipo de nota, será considerado o centro de custo do tipo de nota, conforme seu cadastro, Tipos de Nota, aba "Cadastro", subaba "Def. Financeiras", campo "Centro de Custo". Caso não estiver preenchido, será considerado o centro de custo informado no cadastro do produto. A conta financeira será conforme o tipo de nota, conforme seu cadastro, Tipos de Nota, aba "Cadastro", subaba "Def. Financeiras", campo" Conta Financeira". Caso não estiver preenchido, será considerada a conta financeira informada no cadastro do produto.
Se não houver ou o centro de custo, ou a conta contábil, será solicitado ao usuário o preenchimento no momento de gerar a nota fiscal.
